InDesign CS5-Datenzusammenführung – Funktionierender Workflow

Datenzusammenführung bedeutet bei Adobe, dass eine InDesign-Datei mit einer .csv-Tabelle (vergleichbar mit der Serienbrieffunktion von Microsoft) zusammengeführt wird. 

- Excel-Tabelle in OpenOffice öffnen und als "Text CSV.csv"-Datei abspeichern. 

- Dabei im folgenden Fenster den Zeichensatz in Unicode ändern. 

- Und im nächsten Fenster die Feldoption "Alle Textzellen zitieren" auswählen, damit die Umlaute richtig umgesetzt werden. 

-> Es wird nur jeweils das aktuelle Datenblatt gesichert. 

- OpenOffice schließen, damit auf die Datei von InDesign aus zugegriffen werden kann!

- In InDesign das Layout (Zieldokument) öffnen. 

- Fenster/Hilfsprogramme/Datenzusammenführung öffnen. 

- Oben rechts im Fenster im Bedienfeldmenü: Datenquelle auswählen. 

- Optionen

- Komma

- Unicode

- PC

- Im Fenster erscheinen jetzt die Platzhalter aus der ersten Zeile der Datenquelle

- Im Layout den zu automatisierenden Text markieren (z.B. den Vornamen). 

- Im Datenzusammenführungsfenster (Fenster/Hilfsprogramme/Datenzusammenführung) den zugehörigen Platzhalter markieren (-> Name wird ersetzt), und mit den anderen Platzhaltern so fortfahren. 

- Markiert man jetzt die Vorschau, kann man die verschiedenen Layouts durchblättern. 

- Unten rechts im Fenster "Zusammengeführtes Dokument erstellen"

- Im zusammengeführten neuen InDesign-Dokument können jetzt bei einzelnen Problemfällen letzte Korrekturen vorgenommen werden. 

- PDF-Export

- Diese Datei kann jetzt für den Drucker verwendet werden.

Sonderfall: Leerzeilen unterdrücken

Sollen Leerzeilen unterdrückt werden, die beispielsweise durch leere Tabellenfelder in der .csv-Datei entstehen, geht das in InDesign im Fenster Datenzusammenführung/"Optionen für die Inhaltsplatzierung". Hier kann man den Punkt "Leerzeilen für leere Felder entfernen" anhaken.

Die verbundene Tabelle muss zu diesem Zweck schon im Datenzusammenführungsfenster enthalten sein. 

Problemfälle beim Zuordnen einer Datenquelle bei bereits bestehenden zusammengeführten Dokumenten

"Die ausgewählte Datenquelle hat mindestens einen leeren Feldnamen. Reparieren Sie die Datei oder wählen Sie eine andere Datei aus."

- Tritt unter anderem auf, wenn die Datenfelder nicht in der ersten Zeile der Tabelle stehen. 

-> Leerzeilen oder andere Texte über den Datenfeldern löschen, dann gehts. 

- In einer anderen Tabelle vermute ich Formatierungen, die nicht ohne Weiteres sichtbar sind und evtl. nicht umgesetzt werden können. 

-> Wenn ich den Inhalt der Tabelle kopiere und in einer neuen OpenOffice-Tabelle einsetze, kann ich eine funktionierende .csv-Datei erzeugen. 

Konfiguration: OS X 10.9.5, InDesign 5.5, OpenOffice 4.1.1

Seriendruck - Datumsformatierung aus Exceldatei wird amerikanisch

Wird bei einem Word-Seriendruckdokument eine Excel-Datei verknüpft, wird standardmäßig das Austauschverfahren OLE DB verwendet, das nur reine Daten ohne Formatierungen übernimmt. Wenn ein Datum dann im Serienbrief angezeigt wird, wird es in US-amerikanischer Formatierung dargestellt und lässt sich auch nicht ohne Weiteres umformatieren. 

Das Problem soll außer beim Datum auch bei Währungsformaten auftreten. 

Lösung: Alternativ kann das Austauschverfahren DDE verwendet werden, dass die Formatierungen der Excelzellen korrekt übernimmt. Es funktioniert dafür aber nur mit dem ersten Tabellenblatt und muss extra aktiviert werden. 

Und so geht's: 

- Einstellung in Word ändern

- Datei/Optionen/Erweitert/Allgemein -> Hier markiert man "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen"

- Mit OK bestätigen. 

- Seriendruckverknüpfungen

- Bei jeder Verknüpfung von Seriendruckdateien wird jetzt mit "Datenquelle bestätigen/Alle anzeigen" eine Auswahl geöffnet, in der ich auf "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)" wechseln kann. Wenn ich mir jetzt in Word die Serienbriefvorschau anzeigen lasse, ist alles in Ordnung. 

-> Die Word-Einstellung mit der Extra-Auswahl bleibt bestehen. Die Auswahl des Austauschverfahrens wird jedes Mal neu angeboten. 

Serienbrief in Office 2003

Voraussetzung: Worddatei als Serienbrief und Exceldatei

- Worddatei öffnen
- Bei Abfrage: Daten aus Ihrer Datenbank werden in das Dokument eingefügt. Möchten Sie fortfahren? - Nein.
- Extras/Briefe und Sendungen/Serienbrieferstellung
- Briefe
- Aktuelles Dokument verwenden
- Vorhandene Liste verwenden
- Durchsuchen
- Exceldatei auswählen
- Schreiben Sie Ihren Brief
- Weitere Elemente
- Vorschau auf Ihre Briefe
- Seriendruck beenden
- Drucken

Serienbrief InDesign-Excel-Word

Ablauf

InDesign CS3 5.01:
- Der Font Frutiger lässt sich nicht einbetten. -> Schrift in Zeichenwege umwandeln.
- EPS mit TIFF-Voransicht.

Excel 2004 10.3.7:
- Überschriften in 1. Zeile.
- Überflüssige Felder löschen.

Word 2004 10.3.8:
- Seitenränder auf 0 setzen.
- EPS importieren
- Excel-Tabelle über Serienbrieffunktion zuordnen.
- PDF-Erstellung über Adobe PDF-Treiber. -> Apple PDF setzt das EPS nicht richtig um. Wahrscheinlich nur die TIFF-Vorschau.